Twee maanden na de invoering van de AVG; en nu?

lock-1516242.jpg

We zijn precies twee maanden verder na de invoering van de AVG. Het lijkt er inderdaad op dat betrokkenen hun rechten in groten getale inroepen, zoals het recht op verwijdering. En direct dreigen met boetes en klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de Consumentenbond. Lastig, en het zorgt bij bedrijven voor een hoop extra werk. Bedrijven hebben zichzelf echter ook een hoop extra werk bezorgd, denk aan de e-mails die massaal werden gestuurd over updates van de algemene voorwaarden en het opnieuw ophalen van de opt-in voor de nieuwsbrief.

Help, verwerk ik eigenlijk wel persoonsgegevens?

Dacht je dat je als bedrijf niet onder de AVG zou vallen, maar begin je daar nu toch aan te twijfelen? Verwerk je eigenlijk wel persoonsgegevens? Je verwerkt al snel persoonsgegevens. Denk aan een klantenbestand, een lijst op de balie waar mensen hun e-mailadres achter kunnen laten voor de nieuwsbrief of misschien heb je wel een webshop waar cookies gegevens van consumenten registreren. Een voorbeeld daarvan is Google Analytics. Je valt dan inderdaad onder de toepassing van de AVG.

Het is echter nog niet te laat om privacy proof te worden. Begin dan met een verwerkingsregister, dat is het eerste waarnaar de autoriteit kijkt om te bepalen of je de AVG serieus hebt genomen. Lees hier meer over de steekproef over naleving van de nieuwe privacy wetgeving in de private sector die de AP zojuist gestart is.

Moet ik dan ook een e-mail sturen met een update over mijn algemene voorwaarden?

Wanneer je je algemene voorwaarden aanpast, dien je je gebruikers of klanten daarvan op de hoogte te stellen. Dat kan je ook doen wanneer een klant een bestelling plaatst, of wanneer het van toepassing is op het gebruik van een website, wanneer de gebruiker op de website komt. Dit hoeft dus niet per sé in een e-mail. De AVG schreef ook niet voor dat bedrijven voor 25 mei 2018 massaal een e-mail moesten sturen aan hun gebruikers. Alleen maar heel iritant zou je zeggen. Toch lijkt het alsof bedrijven elkaar hier maar in na gingen doen, uit angst voor boetes. Er zijn veel rare dingen langsgekomen! Het is dus altijd aan te bevelen om hier het juiste advies over in te winnen. Want het zou jammer zijn als je hele e-mailbestand onbruikbaar is geworden door een herbevestiging van de opt-in die misschien wel helemaal niet nodig was!

Blijf helder denken; hoe wil je met je klant omgaan?

Misschien had je het allemaal al wel prima op orde voor 25 mei: een transparant privacy- en cookiebeleid, duidelijke voorwaarden en bewaar je de gegevens van je klanten op een veilige server waar niet iedereen zomaar bij kan. Inventariseer dan je datastromen en kijk nog eens goed naar hoe lang je de data bewaart. Dient een klant een verwijderingsverzoek in dan kijk je naar wat je dan inderdaad dient te verwijderen, maar wellicht zijn er ook gegevens die je op basis van een andere grondslag dient te bewaren. Denk daarbij aan ordergegevens die je voor de fiscus beschikbaar moet houden. Blijf je toch twijfelen of je het juiste doet? Win dan advies in van een expert.

Vallen rechtspersonen onder de GDPR?

private-1647769_1920

‘Persoonsgegevens’ vallen onder de toepassing van de GDPR. Onder ‘persoonsgegeven’ wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”).

Wat wordt verstaan onder identificeerbaar?

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerken zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

Vallen rechtspersonen er dan ook onder?

Natuurlijke personen vallen onder de reikwijdte van de AVG. De wet ziet daarmee niet op een overledene of een rechtspersoon. Dit kan natuurlijk wel het geval zijn bij een eenmanszaak: wanneer de gegevens van de eenmanszaak te herleiden zijn naar de ondernemer als natuurlijke persoon. De adresgegevens van eenmanszaken in de registers van de Kamer van Koophandel (‘KvK’) zijn daarmee ook persoonsgegevens en vallen onder de toepassing van de GDPR.

Kunnen rechtspersonen in die gevallen rechten uitoefenen onder de GDPR?

De gegevens van rechtspersonen zoals eenmanszaken vallen dus onder de reikwijdte van de AVG. Dit betekent dat de ondernemer bepaalde rechten kan uitoefenen. Er zijn genoeg ondernemers die het niet prettig vinden dat hun privé adres zichtbaar is voor iedereen, omdat de registers van de KvK openbaar zijn. Kan de ondernemer daar iets tegen doen? Het is niet zonder meer mogelijk een privé  adres af te schermen in het KvK register. Dit omdat er een belangenafweging is gemaakt: de openbaarheid voor schuldeisers om het privéadres van een ondernemer te kunne opzoeken in geval van aansprakelijkheid en schulden weegt zwaarder dan het belang op privacy voor de ondernemer.

De Kamer van Koophandel zegt hierover het volgende: “Het Handelsregister is een openbaar register omdat het van belang is voor de rechtszekerheid dat bedrijfsgegevens kunnen worden gecontroleerd. In het economisch verkeer wordt het vestigingsadres niet afgeschermd. Afscherming van het privé-adres in het Handelsregister leidt dan ook niet tot afscherming van datzelfde adres als vestigingsadres. Als u niet wilt dat uw privé-adres eenvoudig te raadplegen is via het Handelsregister, kunt u overwegen uw bedrijf op een ander adres in te schrijven en uw privé-adres laten afschermen.”

Conclusie

Ja, de ondernemer heeft in de gevallen dat het om gegevens gaat die hem of haar als natuurlijk persoon identificeren, recht op uitoefening van de rechten onder de GDPR. Je zult als ondernemer echter wel tegen bepaalde belangen aan kunnen lopen zoals de rechtszekerheid in het economische verkeer.

 

Imke.

 

bronvermelding

https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/inschrijven-bij-de-kamer-van-koophandel/uw-gegevens-in-het-handelsregister/prive-adres-in-het-handelsregister/

NB. de termen AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en GDPR (General Data Protection Regulation) worden door elkaar gebruikt, maar zien op dezelfde wetgeving.

GDPR: last of kans?

De General Data Protection Regulation: she’s on her way. 25 mei 2018 is de datum die twee jaar geleden nog zo ver weg leek, maar er nu echt aankomt. Menig artikel is door juristen en de advocatuur geschreven over wat de GDPR inhoudt en betekent voor bedrijven. Opleidingen en seminars worden, ook door niet-juristen, gevolgd. En als het goed is, zijn bedrijven bezig met de inrichting van hun systemen en een werkwijze die GDPR-compliant is. Inmiddels hoor je de terminologie ook vallen bij marketeers en bestuurders en wordt het door veel bedrijven als haakje gebruikt om infosessies te geven, webinars te organiseren etc. Er worden zelfs boeken over de nieuwe wet cadeau gegeven als relatiegeschenk.

De GDPR als last

De GDPR, oftewel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het Nederlands, geeft burgers/consumenten meer zeggenschap over hun data en legt een grotere verantwoordelijkheid bij bedrijven om op een zorgvuldige manier met die data om te gaan. Die verantwoordelijkheid gaat gepaard met hele hoge boetes, namelijk tot 4% van de wereldwijde omzet. Bedrijven worden gedwongen om te weten wát zij met persoonsgegevens doen, wélke persoonsgegevens zij verwerken en met welk doel zij dat doen. Ook dient inzichtelijk te worden gemaakt waar die data verwerkt wordt, met welke partijen data gedeeld wordt en hoe lang gegevens worden bewaard. Op zich niets nieuws. Toestemming vragen aan de persoon op wie de verwerking betrekking heeft ook niet, wel dat deze per verwerking teruggetrokken moet kunnen worden. En zo zijn er nog meer veranderingen die technische en organisatorische maatregelen vereisen. Waar liggen dan de kansen?

Customer first

Stel jij als bedrijf de klant echt centraal? Dan doe je dat ook met haar privacy. Pak de gelegenheid aan om je databeleid te koppelen aan je business values. Beschouw jij je klant als toppriority, dan zorg je er ook voor dat de data van je klanten veilig wordt bewaard en niet langer opgeslagen wordt dan nodig is. Dan zorg je er ook voor, dat de klant in het privacystatement kan terugvinden wat er eigenlijk met haar gegevens gebeurt. Dat je inzicht hebt in datstromen. Want de online consument wil herkend worden: online net zo goed als offline. Dat wil zeggen de klant die in de koffiebar waar hij dagelijks komt niet meer hoeft te vragen om cappuccino, wil online net zo goed die op maat gemaakte advertentie zien en geen advertentie van de schoenen die hij net al heeft gekocht. En dat vraagt om segmentering van klantdata, het geven van een identifier om de klant te kunnen herkennen: of hij nou via de app, desktop of mobiele website van je diensten gebruik maakt. Daar liggen dan ook kansen: de klant die zich herkend en veilig voelt en daarom bij jou zijn aankopen doet.

Eerlijk is eerlijk: het is een enorme administratieve last. Datastromen inzichtelijk hebben en vastleggen, overzicht van verwerkers en incidentenregisters bijhouden, beleid en protocollen vastleggen. Maar het is wel dé kans om alle data onder de loep te nemen, processen klantvriendelijker in te richten en nu eindelijk die oude data eens weg te gooien. Ook is dit hét moment om van derde partijen, verwerkers, leveranciers etc. te eisen veiliger met data om te gaan.

Succes!

Imke.